ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN ORGANISASI KEMAHASISWAAN-2

Tukang Pos Sexy

Pengantar Surat Sexy

Bagian kedua dari empat edisi tulisan Saya yang akan berusaha membahas secara mendalam mengenai dunia administrasi kesekretariatan dalam suatu organisasi kemahasiswaan. Kenapa Saya menuliskan bidang yang satu ini? Karena banyak hal yang sudah Saya dapatkan terutama pengalaman-pengalaman menarik selama berkiprah di dunia organisasi dan kemahasiswaan, sampai muncul anekdot di angkatan Saya bahwa Pram spesialis sekretaris selain umumnya juga sering di plot sebagai Humas dalam suatu kegiatan. Sehingga Saya pun merasa perlu membuat suatu sumbangsih bagi dunia yang sudah mem-besarkan kiprah Saya selama ini dengan menuliskannya. Bahkan karena tulisan-tulisan inilah, Saya berkesempatan menjadi pembicara Diklat Kepemimpinan dan Manajemen Mahasiswa baik tingkat Fakultas, Universitas bahkan Nasional.

Nah senang khan jd……organisatoris……selalu bisa berbuat banyak utk teman!

Admistrasi Surat

envelopePengertian Surat

Surat adalah media tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi berita dan alat komunikasi. Surat merupakan faktor utama ketatausahaan guna memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu, surat harus dibuat dengan baik agar tidak terjadi bias komunikasi dan salah informasi yang dapat merubah pandangan berbagai pihak terhadap organisasi.

Fungsi Surat

Fungsi-fungsi dari surat adalah sebagai berikut :

  1. Sebagai alat komunikasi tertulis.
  2. Pedoman untuk bertindak dan mengambil keputusan.
  3. Duta perwakilan dari suatu organisasi.
  4. Sebagai indikator pengukur kegiatan organisasi
  5. Dokumentasi tertulis dari suatu organisasi.

Prinsip Surat

Dalam realitas kehidupan suatu organisasi yang ingin memiliki administrasi kesekretariatan yang baik, maka diperlukan penerapan prinsip surat (7C), yaitu :

  1. Lengkap (Completeness)
  2. Ringkas (Conciseness)
  3. Pertimbangan (Consideration)
  4. Konkrit (Concreteness)
  5. Jelas (Clarity)
  6. Sopan (Courtesy)
  7. Benar (Corectness)

PraSyarat Surat

Adapun prasyarat surat yang baik adalah sebagai berikut :

  1. Jelas siapa yang dituju dan siapa pengirimnya.
  2. Terang dan jelas apa maksud surat tersebut.
  3. Kalimat dan bahasanya harus tepat, yaitu bahasa Indonesia yang baku, gaya bahasa yang lugas, tegas, sopan dan hormat.
  4. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap.
  5. Tidak menggunakan singkatan-singkatan yang tidak lazim.
  6. Tidak menggunakan kata-kata yang tidak lazim dan kurang dimengerti masyarakat.
  7. Singkat, sederhana dan efisien

Bentuk Surat

Salah satu hal yang menentukan serasi atau tidaknya surat adalah bentuk surat yang digunakan. Kesesuaian bentuk surat akan menimbulkan kesan yang baik bagi penerima surat. Terdapat berbagai macam bentuk surat dalam surat menyurat resmi, yaitu :

  1. Bentuk Resmi (Official Style)
  2. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
  3. Bentuk Lurus (Block Style/Modified Block Style)
  4. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) ; jenis yg lazim digunakan
  5. Bentuk Sederhana (Simplified Style)
  6. Bentuk Lekuk (Indented Style)
  7. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)
  8. Bentuk Lurus dengan Perihal atau ”Pokok Surat” (Subject Notice)

Sifat dan Derajat Surat

Sifat surat menurut keamanannya dapat dibedakan menjadi :

1. Surat Sangat Rahasia

Surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan yang sangat tinggi dan hanya boleh diketahui oleh pihak yang berhak menerima. Biasanya dipakai untuk dokumen, dan naskah yang sangat erat hubungannya dengan keamanan negara.

2. Surat Rahasia

Surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan tinggi, erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pihak yang berwenang.

3. Surat Terbatas

Surat yang informasinya terbatas hanya boleh diketahui beberapa pihak yang ditentukan oleh pengirim sebelumnya, isinya mengandung kepentingan yang mengikat dan memerlukan tindak lanjut.

4. Surat Terbuka (Biasa)

Surat yang informasinya boleh diketahui banyak pihak, tidak memerlukan pengamanan khusus dan tidak perlu untuk ditindak lanjuti.

Sedangkan derajat surat berdasarkan urgenitas penyampaian dan penyelesaiannya, yaitu sebagai berikut :

1. Surat Sangat Segera (Kilat)

Derajat surat yang isinya harus segera diketahui oleh penerima dan realisasi penyelesaiannya harus secepatnya dilakukan pada kesempatan pertama.

2. Surat Segera

Derajat surat yang maksudnya harus segera diketahui atau ditanggapi oleh penerima.

3. Surat Biasa

Tidak memerlukan prioritas dalam penyampaian dan penyelesaiannya.

Jenis Surat

Macam-macam surat menurut :

1. Wujud :

  1. Kartu Pos
  2. Telegram
  3. Warkat Pos
  4. Surat Pengantar
  5. Surat Bersampul
  6. Pengumuman
  7. Memorandum
  8. Nota

2. Tujuan :

  1. Surat Pemberitahuan
  2. Surat Susulan
  3. Surat Perintah
  4. Surat Keputusan
  5. Surat Permintaan
  6. Surat Laporan
  7. Surat Pengantar
  8. Surat Perjanjian
  9. Surat Panggilan atau Undangan
  10. Surat Penawaran

3. Isi :

  1. Surat Pribadi
  2. Surat Edaran
  3. Surat Dinas
  4. Surat Niaga
  5. Surat Sosial

4. Keamanan :

  1. Surat Biasa (Terbuka)
  2. Surat Terbatas
  3. Surat Rahasia
  4. Surat Sangat Rahasia

5. Urgensi penyampaian dan penyelesaian :

  1. Surat Biasa
  2. Surat Segera
  3. Surat Sangat Segera (Kilat)

6. Penanganan ekspedisi :

  1. Surat Masuk
  2. Surat Keluar

7. Jangkauan :

  1. Surat Internal
  2. Surat Eksternal

Bagian Surat

Urutan sederhana bagian-bagian dari suatu surat resmi adalah sebagai berikut :

1. Kepala (Kop) Surat

Surat resmi biasanya ditulis pada kertas yang memiliki kop surat yang disusun dengan lay-out yang menarik, tetapi harus tetap sesuai standar baku organisasi tersebut. Pada kepala surat dapat dicetak hal-hal yang merupakan identitas organisasi, yaitu :

  1. Nama Institusi atau Kepanitiaan.
  2. Alamat atau sekretariat organisasi.
  3. Nomor telepon, Contact Person, Faximile, Website, Homepage dan Email.
  4. Lambang Institusi atau Kepanitiaan.

Kertas berkepala surat hanya bisa dipakai untuk kepentingan organisasi, tidak perkenankan untuk kepentingan pribadi. Perseorangan yang dalam keadaan tertentu menggunakan kertas kop haruslah mencoret terlebih dahulu keterangan identitas pada kop surat tersebut untuk menandakan surat itu tidak mewakili organisasi.

2. Nomor Surat

Setiap surat resmi hendaknya diberi nomor dengan tujuan untuk :

  1. Memudahkan pengarsipan surat.
  2. Memudahkan perhitungan jumlah surat keluar atau masuk dalam periode tertentu.
  3. Menunjukan sumber dalam kegiatan surat-menyurat dengan merujuk nomor surat yang dibalas atau ditindaklanjuti.

Melalui rangkaian kode nomor surat dapat diketahui jenis dan klasifikasi surat tanpa perlu membaca isinya. Penomoran surat umumnya bervariasi sesuai dengan kebijaksanaan organisasi atau kepanitiaan tersebut. Umumnya rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode internal atau eksternal, bulan, dan tahun pembuatan surat. Adapun contoh penomoran surat adalah sebagai berikut :

no surat

Posisi nomor surat ada dua jenis, yaitu :

  1. Dalam surat berperihal, maka nomor surat ditempatkan di bagian kiri atas surat, tepat di bawah kepala surat.
  2. Dalam surat berjudul, maka nomor surat diletakkan di bawah judul surat.

3. Tanggal Surat

Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat adalah tidak wajib diawali dengan nama kota, karena telah tercantum pada kepala surat. Penulisan tanggal, bulan dan tahun mutlak tidak boleh disingkat atau divariasikan, dan nama bulan tidak boleh diganti dengan angka.

4.   Lampiran

Dokumen yang merupakan satu kesatuan dengan surat pengantarnya. Lampiran diletakkan di bagian kiri atas, dibawah nomor surat. Yang dicantumkan hanya jumlahnya (halaman atau eksemplar). Namun pada isi surat disampaikan juga bahwa surat tersebut ada lampirannya dan isi dari lampiran tersebut.

5.   Hal atau Perihal

Sebagai petunjuk tentang masalah pokok surat yang identik fungsinya dengan judul. Surat yang biasanya ditulis dengan sistem judul, misalnya surat keputusan, surat perjanjian, surat perintah, dan surat penugasan. Ada juga surat yang ditulis baik dengan sistem judul maupun perihal, misalnya surat permohonan, surat undangan, dan surat edaran. Adapun beberapa ketentuan penulisan perihal, yaitu :

  1. Perihal surat tidak boleh ditulis dengan huruf kapital karena huruf kapital hanya dipakai untuk judul surat. Juga berperan menjadi pembeda antara surat yang memiliki perihal dengan surat yang memiliki judul.
  2. Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik.
  3. Bila kalimat perihal lebih dari satu baris, maka jarak pengetikan antar baris adalah satu spasi.

6.   Alamat Tujuan

Kata yang terhormat atau disingkat Yth. Biasa dipakai jika surat ditujukan kepada seseorang yang dihormati atau jika surat ditujukan kepada seseorang dengan menuliskan nama jabatannya yang diikuti nama organisasi. Tetapi bila ditujukan kepada suatu organisasi tidak perlu dibubuhi Yth. Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir yang berisi nama kota (daerah) tidak diberi tanda titik.

7.   Isi surat

  1. Pendahuluan (kalimat pembukaan isi surat wajib ditulis singkat dan jelas)
  2. Isi pokok (uraian lugas sebagai inti isi surat)
  3. Penutup (kalimat yang mengakhiri isi surat)

8.   Kaki atau Penutup Surat

  1. Nama Jabatan Penandatangan.
  2. Nama Terang Penandatangan, ditulis dengan cetak tebal dan digaris bawah, tanpa kurung buka dan tutup.
  3. NIP (Nomor Induk Pegawai) atau NIM (Nomor Induk Mahasiswa), seyogyanya diwajibkan keberadaannya sebagai identitas.
  4. Cap (Stempel) Institusi atau Kepanitiaan
  5. Tembusan, ditujukan pada pihak-pihak yang berwenang, memerlukan atau berhubungan dengan isi surat.

Sexy letter

Penanganan Surat

Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar

Penanganan surat adalah kegiatan pemprosesan surat yang dimulai dari penerimaan surat masuk, pengolahan atau penyelesaiannya sampai dengan surat tersebut disimpan sebagai arsip. Sedangkan untuk surat keluar dimulai dari perintah atau instruksi pembuatan surat sampai surat-surat tersebut dikirimkan dan tindasannya disimpan.

Srt Masuk

Keterangan :

  • Surat masuk setelah diterima oleh petugas penerima surat selanjutnya surat dipilah-pilah menjadi surat pribadi dan surat dinas.
  • Kemudian diserahkan pada sekretaris untuk dilakukan pencatatan atau pengagendaan. Adapun contoh kolom Buku Agenda Surat Masuk adalah sebagai berikut :

agenda surat masuk

  • Kemudian surat dibaca pimpinan untuk didisposisikan yang biasanya dibubuhkan di bagian kiri bawah yang kosong atau di bagian kiri atas sebelum salam pembuka.
  • Apabila surat telah selesai diolah, surat didistribusikan sesuai disposisi.
  • Selanjutnya diserahkan kepada Kesekretariatan untuk disimpan dan dicatat lagi dalam form arsip surat masuk. Adapun form arsip surat masuk adalah sebagai berikut :

Srt Keluar

Keterangan :

  • Pimpinan memberikan instruksi kepada sekretaris untuk membuat surat.
  • Setelah menerima perintah, sekretaris membuat dan menyusun konsep surat sesuai dengan permintaan dan persetujuan pimpinan.
  • Setelah konsep surat disetujui, sekretaris melakukan penomoran dan pencatatan surat pada buku agenda surat keluar. Adapun contoh kolom Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut :

agenda surat keluar

  • Konsep surat diserahkan pada bidang kesekretariatan untuk diketik.
  • Surat yang telah selesai diketik diserahkan pada sekretaris untuk dilakukan pengecekan kembali. Jika ada kesalahan, surat diserahkan kembali kepada kesekretariatan untuk diperbaiki.
  • Surat yang telah siap akan diserahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani.
  • Surat yang telah ditandatangani dilipat dan dimasukkan ke sampul dan diserahkan kepada ekspeditor untuk dicatat dalam buku ekspedisi dan selanjutnya dikirim. Adapun contoh kolom Buku Ekspedisi adalah sebagai berikut :

ekspedis

  • Arsip surat diserahkan kepada kesekretariatan untuk disimpan dan dicatat dalam form arsip surat keluar. Adapun Form Arsip Surat Keluar adalah sebagai berikut :

arsip srt keluar

~ 2 ~

About these ads

11 Responses

  1. qLo nYarI Ta0 tNtNg peNanGanaN sURAt MAsUk mENurut sIStEm mASaLAh,,gMna cI…
    PLeASsssseee,,kSH ta0 yUa…mKcIe cBLum Na.

  2. sCPaT na Yua….

  3. Dicoba baca link ini yah, sepertinya bisa banyak menjawab pertanyaannya :

    http://www.e-dukasi.net/mapok/mp_full.php?id=327
    http://one.indoskripsi.com/node/8209

    Selamat mencoba en semoga bermanfaat

  4. penanganan surat masuk n surat keluarnya kok g dijelaskan secara lengkap dan terperinci.padahal saya butuh banget data tu

  5. Yap thanxs masukannya Dede…..

    Saya menyampaikan secara singkat dgn ilustrasi bagan, dan Saya rasa itu sudah cukup jelas……
    Mungkin bisa dibantu……

  6. aku ingin ke bali

  7. .makasi ea. Ats info nya, tp kurng lengkap, hmmb. .gpp. .tetep bgus. Mendukung :-D

  8. mungkin bisa diberi contoh surat formal sesuai dengan memberi keterangan pada bagian2 suratnya, terimakasih.

  9. Hay..
    Mau tanya nie, yg dimaksut dng kartu agenda itu apa ya??

    Q tnggu jwb’ny ..mksh sblmnya :-)

    • Sory baru balas mbak,
      Maksudnya buku agenda itu adalah sebutan utk buku catatan surat keluar n masuk tsb,
      Terimakasi

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

Join 1,556 other followers

%d bloggers like this: