ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN ORGANISASI KEMAHASISWAAN-3

filling cabinetcartoonSegera setelah cukup beristirahat dari kegiatan dan padatnya rutinitas sehari-hari. Pagi hari ini, Saya menyempatkan diri untuk menuntaskan quartet tulisan mengenai administrasi dan kesekretariatan yang Saya janjikan. Informasi yang Saya tuliskan ini bersifat edukasi, secara sederhana berisi informasi mengenai seluk-beluk salah satu elemen penting dalam dunia organisasi dan kepemimpinan mahasiswa. Semoga bermanfaat kawan……..

Penataan Arsip (Filing)

Pengertian dan Tujuan Penataan Arsip

Penataan Arsip atau Berkas adalah proses pengelolaan naskah-naskah yang dihasilkan dan diterima dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tungal ataupun berkelompok yang disusun berdasarkan kesamaan urusan, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis. Tujuan menata berkas adalah agar arsip dapat disimpan, menjamin kerahasiaan dan keutuhan dokumen, dan mencegah hal-hal yang mungkin dapat merusak atau menghilangkan arsip.

”Terkadang sebuah coretan tulisan terasa lebih tajam daripada

setumpuk arti bahasa dan rangkaian tingkah laku ~ 170506”

funny filing cabinet

Kegunaan Arsip

Enam fungsi (nilai) dari arsip adalah sebagai berikut :

  1. Administratif Value, untuk melancarkan tugas pengambilan keputusan.
  2. Legal Value, sebagai alat bukti hukum.
  3. Fiscal Value, sebagai bukti yang berkaitan dengan kegiatan keuangan.
  4. Educational Value, untuk kepentingan pendidikan.
  5. Reseach Value, sebagai sumber informasi data.
  6. Documentary Value, merupakan nilai yang berhubungan dengan sejarah.

Ruang Lingkup Filing

Secara umum dapat digambarkan empat kegiatan pengarsipan, yaitu :

  1. Menyimpan berkas.
  2. Memelihara dan menjaga berkas.
  3. Mengendalikan berkas.
  4. Memusnahkan berkas.

Syarat Filing

Tata cara pengarsipan naskah yang berupa surat, warkat dan sejenisnya tersebut dapat dianggap sebagai “Pusat Ingatan dan Alat Bukti” penting dari suatu organisasi, sehingga dalam melaksanakan tugas ini haruslah memiliki syarat-syarat, yaitu :

  1. Ketelitian
  2. Kerapian
  3. Ketekunan
  4. Penguasaan Sistem Pengarsipan

Bentuk Arsip

Dalam prioritas penyimpanannya perlu diperhatikan adanya jenis-jenis arsip, yaitu :

  1. Arsip Dinamis, terdiri dari :
    1. Aktif, sering dimanfaatkan kembali.
    2. Semi Aktif, dimanfaatkan dalam kurun waktu tertentu saja.
    3. In Aktif, tidak pernah lagi dimanfaatkan dan bisa segera dimusnahkan.
  2. Arsip Statis ; Berlaku abadi dan mengandung sejarah, serta biasanya disimpan diarsip nasional.

Sistem Filing

Arsip merupakan memori penting, baik bagi organisasi maupun pimpinan. Oleh sebab itu, diharapkan untuk mengatur dan memelihara arsip sebaik mungkin agar memudahkan penemuan berkas kembali, apabila sewaktu-waktu diperlukan. Pemilihan sistem penataan arsip yang digunakan sebenarnya tergantung kreatifitas, penguasaan keterampilan dan keadaan tiap-tiap organisasi. Berikut ini beberapa jenis klasifikasi pengarsipan, yaitu :

1. Sistem Abjad (Alphabetic Filing)

Menggunakan nama orang, instansi atau organisasi.

2. Sistem Masalah (Subject Filing)

Sesuai pokok permasalahan atau sub masalah.

3. Sistem Nomor (Numeric Filing)

Disusun berdasarkan urutan nomor.

4. Sistem Tanggal (Chronologic Filing)

Disusun menurut datangnya (tanggal, bulan, tahun).

5. Sistem Wilayah (Geographic Filing)

Menurut wilayah kerja atau kota.

Sarana Filing (Indeks)

Sebelum menata arsip, terlebih dahulu perlu dipersiapkan pemahaman tentang istilah serta sarana yang berkaitan. Sarana penataan arsip yang perlu dipahami adalah tentang Indeks. Pengertian Indeks secara umum adalah tanda pengenal untuk memudahkan menentukan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

Syarat-syarat Indeks yang baik adalah sebagai berikut :

  1. Hendaknya kode yang digunakan singkat, jelas, dan mudah diingat.
  2. Berorientasi pada kebutuhan konsumen.
  3. Merupakan kata yang mudah dimengerti.
  4. Diambil atau ditentukan dari isi surat.

Perlengkapan Menata Arsip

Dalam menata arsip, dibutuhkan beberapa perlengkapan mendasar yang diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Folder (Sampul Arsip)

  1. Merupakan tempat atau wadah arsip.
  2. Bentuknya seperti map berukuran besar tanpa daun penutup pada sisinya.

2. Sekat (Guide)

Adalah lembar pemisah terbuat dari karton tebal sebagai petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan masalah yang lain, sesuai dengan penggelompokkan masalah pada klasifikasi arsip.

3. Filling Cabinet

filling cabinet1Merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara vertikal dengan menggunakan lembar guide dan map gantung (Hang Map).

Merupakan jenis sarana pengarsipan yang sering digunakan karena daya tampung yang cukup besar, walaupun bersifat statis.

4. Tab

Adalah bagian menonjol pada folder untuk menempatkan kode dan indeks arsip. Letak Tab bermacam-macam sesuai tingkat kelompok masalahnya, yaitu :

  1. Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok primer.
  2. Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah)
  3. Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tertier (sub-sub masalah)

Pengelolaan Arsip

Yang perlu diperhatikan dalam mengelola suatu arsip adalah :

  1. Menghimpun, mengklarifikasi, menyusun, menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang disepakati, baik yang bersifat kedinasan maupun pribadi.
  2. Hendaknya diperhatikan beberapa faktor pengelolaan arsip, yakni :
    1. Kesederhanaan
    2. Kecepatan menyimpan dan mengambil kembali arsip
    3. Memenuhi persyaratan ekonomis
    4. Menjamin keamanan
    5. Penempatan harus strategis
    6. Mengadakan pengawasan arsip secara periodik agar dapat memahami seluruh media informasi yang ada.

~3~

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: